Vous devez prouver qu’un paiement a bien été fait ? Un client vous réclame une facture acquittée et vous ne savez pas quoi faire ? Comment être sûr qu’une facture est bien réglée pour de bon ?
Cet article explique tout sur la facture acquittée. Vous allez comprendre ce que c’est, pourquoi c’est important et comment la créer. C’est la meilleure preuve de paiement, avec une vraie valeur juridique, et vous trouverez même un modèle pratique à utiliser.
Qu’est-ce qu’une facture acquittée ? (Définition)
Une facture acquittée, c’est très simple : il s’agit d’une facture normale sur laquelle le fournisseur a ajouté une mention pour confirmer qu’elle a été payée. C’est la preuve du paiement intégral de la somme due. Ce document est utile pour tout le monde : le client est rassuré et le fournisseur peut classer le dossier dans sa comptabilité.
Votre expert-comptable vous le confirmera : ce document est essentiel pour suivre les flux de trésorerie et justifier les règlements. Il ne faut pas la confondre avec une facture échue. Une facture est « échue » quand sa date limite de paiement est dépassée, mais qu’elle n’a pas encore été payée. Une facture acquittée, elle, est forcément payée.
Les 5 mentions obligatoires pour une facture acquittée valide
Pour qu’une facture soit vraiment considérée comme « acquittée », il ne suffit pas d’écrire « payé » sur un coin. Vous devez ajouter des informations précises sur le document original. Sans ces éléments, sa valeur en cas de litige est faible.
- La mention claire et simple : « Acquittée ».
- La date exacte du règlement, et non la date d’émission de la facture.
- Le mode de règlement utilisé (virement bancaire, carte, chèque, espèces).
- Les références du paiement si possible (numéro de transaction, référence du virement…).
- La signature ou le cachet de l’entreprise qui a reçu le paiement (le fournisseur).
Qui peut et doit acquitter une facture ?
En général, c’est le fournisseur (le créancier) qui doit émettre la facture acquittée. Une fois qu’il a bien reçu l’argent sur son compte, il reprend la facture initiale, y ajoute les mentions obligatoires et la renvoie à son client. C’est la procédure normale et celle qui a le plus de poids.
Est-ce que le client (le débiteur) peut le faire ? Oui, mais c’est moins courant. Le client peut apposer la mention « acquittée » sur sa copie de la facture et l’envoyer au fournisseur avec une preuve de paiement jointe, comme une copie du relevé bancaire. Cependant, cette méthode a moins de valeur qu’une facture acquittée par le fournisseur lui-même.
Quelle est la valeur juridique d’une facture acquittée ?
La facture acquittée a une très forte valeur juridique. En cas de litige, si un fournisseur vous réclame une somme que vous avez déjà payée, ce document est la preuve irréfutable que vous avez bien réglé votre dette. La justice la considère comme un justificatif de paiement fiable.
Cette importance est liée à l’article 1353 du Code civil. Ce texte dit que celui qui affirme qu’une obligation a été exécutée (ici, le paiement) doit le prouver. La facture acquittée est la preuve parfaite. Elle prouve non seulement le paiement, mais aussi la date et le mode de règlement.
Comment créer et obtenir une facture acquittée ? (+ Modèle gratuit)
La démarche pour acquitter une facture fournisseur est simple, que vous soyez celui qui paie ou celui qui reçoit l’argent.
Si vous êtes le fournisseur
Une fois le paiement reçu, ne créez pas une nouvelle facture. Vous devez reprendre la facture originale et y ajouter les mentions. Vous pouvez le faire directement sur le document (avec un tampon et en complétant à la main) ou en modifiant le fichier numérique avant de le renvoyer par email. C’est rapide et efficace.
Si vous êtes le client
Le plus simple est d’en faire la demande par email au fournisseur. Demandez poliment une « facture acquittée » pour la facture n°[numéro]. La plupart des entreprises ont l’habitude et vous l’enverront sans problème. Si elles refusent, vous devrez utiliser une des alternatives vues plus bas.
Facture n°[Numéro de la facture originale]
ACQUITTÉE le JJ/MM/AAAA
Par : [Mode de paiement : Virement bancaire / CB / Chèque n°…]
Référence du paiement : [Optionnel : N° de transaction…]
[Cachet de l’entreprise & Signature du fournisseur]
Que faire sans facture acquittée ? Les 4 alternatives pour prouver un paiement
Un fournisseur n’est pas toujours obligé d’émettre une facture acquittée, même si c’est une bonne pratique. Si vous ne pouvez pas en obtenir une, d’autres documents peuvent servir de preuve. Le document à utiliser dépend de votre mode de paiement.
| Moyen de Paiement | Preuve Alternative Valable |
|---|---|
| Carte Bancaire | Le relevé de compte bancaire où apparaît la ligne de débit correspondante. |
| Virement Bancaire | L’avis d’opération de virement fourni par votre banque ou le relevé de compte. |
| Chèque | La copie du chèque encaissé (avec le dos signé par le fournisseur) ou le relevé bancaire. |
| Espèces | Un reçu signé de la main du vendeur. C’est la preuve la plus faible, à éviter pour les gros montants. |
Même si ces preuves sont valables, la facture acquittée reste le document le plus complet car il lie directement le paiement à une prestation ou un produit précis, ce qu’un simple relevé bancaire ne fait pas toujours clairement.
Facture non acquittée : comment gérer un impayé ?
Si vous êtes un fournisseur, une facture qui reste non acquittée dans votre système signifie souvent une seule chose : un impayé. C’est un signal que vous devez lancer une procédure de recouvrement pour récupérer votre argent. Ne laissez pas la situation traîner.
Voici les étapes à suivre pour un recours efficace :
- 1. La relance à l’amiable : Un simple appel ou un email pour rappeler au client que la facture est due. C’est souvent un oubli.
- 2. La mise en demeure : Si la relance ne fonctionne pas, envoyez une lettre recommandée avec accusé de réception. C’est un document officiel qui fixe un dernier délai de paiement.
- 3. Le recouvrement judiciaire : En dernier recours, si le paiement n’est toujours pas effectué, vous devrez vous tourner vers la justice pour forcer le règlement.
FAQ – Vos questions sur la facture acquittée
Quelle est la différence entre une quittance et une facture acquittée ?
C’est une confusion fréquente. La facture acquittée est une facture commerciale modifiée pour prouver son paiement. La quittance (comme une quittance de loyer) est un document créé spécialement et uniquement pour attester d’un paiement. Elle n’a pas la valeur commerciale d’une facture.
Un fournisseur peut-il refuser d’émettre une facture acquittée ?
Oui, il peut. Il n’y a pas d’obligation légale stricte qui force un fournisseur à le faire. Cependant, c’est une pratique commerciale très courante et recommandée pour maintenir de bonnes relations. S’il refuse, vous devez vous reposer sur les preuves alternatives comme votre relevé bancaire.
Faut-il faire une nouvelle facture pour l’acquitter ?
Surtout pas. Vous ne devez jamais créer une nouvelle facture avec un nouveau numéro. Pour acquitter une facture, vous devez obligatoirement reprendre la facture originale et y ajouter les mentions de paiement. Le numéro de facture, les produits et les montants doivent rester identiques.
